Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Dactylographie divers documents, remplit les formulaires administratifs et assure le suivi d’opérations bien définies.

• Scolarité: Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
• Expérience: Une (1) année d'expérience pertinente
• Autre: Dactylographie

Cette personne :

• Dactylographie divers documents (avec ou sans symboles scientifiques) tels que lettres, rapports, examens, plans ou notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige la correspondance relative à son travail.
• Effectue la saisie des données pour la mise à jour de systèmes informatisés de gestion des études ou administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes.
• Remplit les formulaires utilisés dans son unité. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux études et y apporte les corrections. Applique dans ce domaine des directives établies.
• Exécute et assure le suivi d’opérations administratives telles que vente de matériel, tenue d’une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, retour de marchandises, prise d’inventaire, renouvellement des fournitures de bureau, demande de clés, réservations d’appareils, de locaux ou de services.
• Participe à la préparation et au déroulement d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques tels que colloques, congrès, expositions, cliniques. Enregistre les réservations et les rendez-vous, encaisse les frais de participation et informe les participantes, participants.
• Effectue des recherches dans la documentation ou après des personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements factuels.
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques, note et transmet les messages. Convoque les participantes, participants aux réunions.
• Accueille les visiteuses, visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usager à la personne responsable.
• Tient à jour le système de classement et des tableaux d’affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue des travaux de photocopie, trie, pagine et assemble des travaux.
• Utilise des appareils de bureau tels que système informatisé de traitement de l’information, machine à écrire, photocopieur, télécopieur, dictaphone et calculatrice.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

Avantages

• Activités de développement des compétences
• Programme complet et concurrentiel d'avantages sociaux
• Horaire d'été (congé les vendredis après-midi)
• Multiples activités de plein air et nature à proximité

Salaire

• Dans une échelle de salaire se situant entre 25,55 $ et 30,26$ l’heure (classe 4) selon les qualifications et l’expérience.

Informations complémentaires

• Service de la formation continue et de la formation hors campus
• Lieu de travail: Carleton-sur-Mer
• Poste régulier à temps plein (permanent)
• Horaire de travail: 35 heures par semaine
• Date d'entrée en fonction: Dès que possible
• Date limite pour postuler: l’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu