1.   Objectifs et portée de la Politique de confidentialité

• Objet. L’objet de la présente Politique de confidentialité est d’expliquer comment les Renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés par l’Université et ses représentants.
• Application. La Politique de confidentialité s’applique à l’égard de tous les Renseignements personnels recueillis par l’Université par des moyens technologiques, tout au long de leur Cycle de vie, relatifs aux personnes concernées, soit les personnes membres de la communauté universitaire ou tout autre visiteur de ses sites Web.
• Droits. La présente Politique de confidentialité vise également à informer les Personnes concernées des pratiques de l’Université à l’égard de leurs Renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques et à les informer de leurs droits à l’égard de ces renseignements.
• Sites Web externes. Les Renseignements personnels recueillis ou communiqués par l’intermédiaire de sites Web externes ne sont toutefois pas assujettis à la présente Politique de confidentialité. L’Université n’est pas responsable du contenu des sites Web auxquels elle peut référer les visiteurs de ses propres sites Web. L’Université invite les visiteurs des sites Web externes à prendre connaissance des politiques de confidentialité qui s’appliquent aux sites Web visités.
• Cadre normatif. La présente Politique de confidentialité s’inscrit dans un cadre normatif régi entre autres par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1, ainsi que par les Règles de gouvernance de l’Université en matière de protection des Renseignements personnels:
  • C3-D111 Politique établissant le cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
  • C3-D112 Directive sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels
  • C3-D114 Directive sur la communication d’un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée
• Définitions. Les définitions prévues à la Politique établissant le cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de l’Université s’appliquent aux termes utilisés dans la présente Politique de confidentialité.
• Consentement En poursuivant la navigation ou l’utilisation des plateformes de l’Université, vous acceptez les termes de la présente politique et vous consentez à la collecte et à l’utilisation projetée des renseignements personnels qu’elle vise.

2.   Collecte des renseignements personnels

• Renseignements recueillis. L’Université recueille des Renseignements personnels par le biais de différents moyens technologiques, notamment par l’entremise de ses sites Web, applications et plateformes en ligne. Ces renseignements peuvent par exemple être recueillis dans le cadre d’une demande d’admission, d’une inscription à une activité, du dépôt d’une candidature pour un poste, de la transmission d’un don, de l’inscription à une infolettre, de la transmission d’une demande de renseignement ou de la participation à un sondage.                        

3.   Utilisation et communication des Renseignements personnels

• L’Université s’assure d’assurer le plus haut degré de protection des renseignements personnels qu’elle collecte et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. À cet effet, le traitement des renseignements personnels collectés par un moyen technologique respecte les règles de gouvernance de l’Université. Pour toute question concernant les pratiques de l’Université en matière d’utilisation, de communication et de conservation des Renseignements personnels, veuillez vous référer aux Règles de gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels (voir le Cadre normatif, Article 1.5)

4.   Sécurité des Renseignements personnels

• Mesures. L’Université met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, des Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés, détruits ou anonymisés. Ces mesures tiennent notamment compte du niveau de sensibilité des Renseignements personnels, la finalité pour laquelle ils ont été recueillis et utilisés, leur quantité, leur répartition et leur support.
• Conservation. Les renseignements personnels collectés par tout moyen technologique sont conservés de manière sécuritaire. Ils sont hébergés au sein des infrastructures de l’Université ou dans les serveurs d’un fournisseur de services technologiques dans la mesure où ce dernier répond aux critères de sécurité requis par l’Université.
• Accessibilité. Seul le personnel autorisé de l’Université ou du fournisseur de services technologiques peut avoir accès aux renseignements vous concernant. L’Université s’assure que ces personnes ont qualité pour accéder à ces renseignements et que l’accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
• Courrier électronique. En raison des risques inhérents à la communication de renseignements personnels par courrier électronique, l’Université déconseille la communication de renseignements personnels sensibles par courriel. Elle fait de même de son côté en favorisant des moyens d’échange sécurisés, lorsque cela est possible.

5.   Information sur les technologies utilisées

• Témoins de connexion. Lorsque vous naviguez dans les sites Web de l’Université, un échange de données s’effectue automatiquement entre votre appareil et les serveurs de l’Université. Les principaux types de données ainsi recueillies sont des témoins (aussi appelés « cookies ») et des paramètres de personnalisation. Les témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés lorsque vous consultez certaines pages d’un site et qui sont enregistrés dans la mémoire de l’appareil que vous utilisez. Ils permettent d’enregistrer certaines informations (type de navigateur, langue, pays, identifiant, etc.) afin d’être récupérées par le serveur lors de visites subséquentes. Ils sont utilisés pour mettre à jour et optimiser les sites Web en fonction de l’utilisation que vous en faites et de vos besoins.
• Données échangées automatiquement. Lorsqu’un visiteur accède aux sites Internet de l’Université, certaines données s’échangent automatiquement entre les serveurs: l’identification du fournisseur d’accès à Internet; l’adresse IP, le type de navigateur et le système d’exploitation, les pages visitées, la date et l’heure auxquelles les pages sont consultées, l’adresse du site référant le cas échéant.
• Protection par défaut. L’Université s’assure que tous ses sites Web et applications sont paramétrés de manière à assurer le plus haut degré de confidentialité pour ses utilisateurs. L’Université ne recueille que les témoins nécessaires pour le fonctionnement de ses sites Web et de ses applications technologiques. L’Université peut également recueillir d’autres témoins non nécessaires, notamment à des fins promotionnelles et statistiques, de manière à améliorer l’expérience des utilisateurs sur ses sites et applications. La collecte de ces témoins non nécessaires est désactivée par défaut sur tous les sites de l’Université et ses applications. Par contre, l’utilisateur peut, en tout temps, modifier ses préférences de confidentialité de manière à en autoriser la collecte.
• Outils analytiques L’Université peut utiliser un service d’analyse Web qui fournit des statistiques et des outils analytiques de base. Ces données aident notamment à l’optimisation des moteurs de recherche et à recueillir des renseignements démographiques et de l’information sur les centres d’intérêt des utilisateurs des sites Web.

6.   Information et recours

• Droits d’accès et de rectification. Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis par moyen technologique bénéficient des droits d’accès, de rectification et d’information prévus à l’article 10 de la Politique établissant le cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de l’Université.
• Coordonnées. Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité et l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques ou pour exercer vos droits d’accès et de rectification en conformité avec les règles de gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels, veuillez vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées suivantes : prp@uqar.ca.
• Modifications. L’Université se réserve le droit de changer ou de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment selon les règles établies par la loi. Le cas échéant, l’Université et ses représentants prendront les moyens raisonnables afin d’aviser toute personne concernée par des changements ou mises à jour importantes.

La présente Politique de confidentialité est à jour au 8 décembre 2023.