Protection des renseignements personnels
Conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les personnes étudiantes et employées sont confidentiels. Ils ne sont utilisés que par les personnes autorisées qu’à des fins institutionnelles. L’UQAR s’engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer leur protection.
Toute personne a le droit d’être informée des renseignements personnels la concernant détenus par l’UQAR, et le cas échéant d’en demander la rectification.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. Voici des exemples de renseignements personnels:
- l’adresse personnelle d’une personne
- le numéro de téléphone personnel
- le courriel personnel
- l’état civil
- les informations financières
- le numéro d’assurance sociale
- l’origine ethnique
- les informations sur le passeport
- le numéro sur la carte d’assurance maladie
- le permis de conduire
- le code permanent, jumelé avec le nom et le prénom d’une personne
Afin d’assurer une gouvernance adéquate en matière de protection des renseignements personnels, l’UQAR a mis sur pied le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
Ce comité a pour fonction principale de soutenir la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dans l’exercice de ses responsabilités et dans l’exécution de ses obligations en vertu de la Loi.
Plus spécifiquement, notamment, mais non limitativement, le comité:
- Donne un avis sur les politiques et directives encadrant la gouvernance de l’UQAR à l’égard des renseignements personnels avant leur adoption par les instances appropriées;
- Procède, à la demande de la personne responsable de la protection des renseignements personnels, en collaboration avec les services concernés, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels;
- Veille à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel et des membres du personnel de direction ou d’encadrement de l’Université sur les obligations et les bonnes pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
- Assure le suivi, sur une base annuelle, de l’application et de l’efficacité des mesures raisonnables nécessaires en vigueur pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé en cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel détenu par l’UQAR et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Il peut identifier, le cas échéant, de nouvelles mesures ou proposer des ajustements à celles déjà en vigueur;
- S’assure que les méthodes utilisées pour requérir le consentement des personnes concernées par un renseignement personnel respectent les dispositions de la Loi et, le cas échéant, propose des lignes directrices en vue de leur élaboration;
- Étudie toute question qui lui est soumise en lien avec son mandat par le Conseil d’administration, la rectrice ou le recteur, ou la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
Ce comité est constitué des personnes suivantes :
- Monsieur David Ouellet, secrétaire général et vice-recteur à la vie étudiante, responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels;
- Monsieur Sylvain Loignon, directeur du Service des technologies de l’information;
- Madame Laurie Audrey Larivière, archiviste;
- Monsieur Jean-François Rioux, conseiller juridique;
- Nathalie Sirois, coordonnatrice Équipes processus, valorisation et sécurité;
- Monsieur Pietro-Luciano Buono, doyen de la recherche.
Pour joindre le comité : prp@uqar.ca
Documents normatifs liés à la protection des renseignements personnels
L’UQAR a modernisé l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels en adoptant les documents suivants :
Meilleures pratiques pour les personnes employées
Le Secrétariat général et vice-rectorat à la vie étudiante a développé une section formative liée à la protection des renseignements personnels pour les personnes employées de l’UQAR.
Cette section est disponible ici sur le Portail des personnes employées.
Communication de renseignements personnels à des fins d’études, de recherche ou de production de statistiques
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit que tout organisme public doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.
La Directive relative à la communication de renseignements personnels à des fins d’études, de recherche ou de production de statistiques prévoit les modalités applicables à la réalisation des EFVP à l’UQAR. Toute personne qui désire obtenir la communication de renseignements personnels détenus par l’Université en vue de les utiliser à des fins d’études, de recherche ou de production de statistiques, sans le consentement des personnes concernées par ceux-ci, doit faire une demande écrite à prp@uqar.ca
Le formulaire de demande vous sera alors transmis.